4.2 Requisitos de Documentação - Série sobre NBR ISO 9001:2008
Vamos apresentar aqui no Total Qualidade Blog detalhadamente a norma ABNT NBR ISO 9001:2008 onde vou descrever o que precisa ser feito para atender cada requisito da mesma, essa série vai levar algumas semanas para ser concluída pois muitos detalhes serão apresentados. Em certos casos, ferramentas que poderão ajudar no processo de implementação dos requisitos da ISO 9001 também serão disponibilizados como planilhas e modelos de documentos elaborados aqui no Blog.Sugiro, antes de tudo, ler o resumo geral que fizemos sobre a ISO 9001, clique aqui.
Já apresentamos nessa série:
Requisito 4 - Sistemas de Gestão da Qualidade/4.1 Requisitos Gerais
Requisito 4.2 - Requisitos de Documentação / 4.2.1 Generalidades
Requisito 4.2.2 - Manual da Qualidade (download)
Requisitos 4.2.3 e 4.2.4 - Controle de Documentos e Registros + Lista Mestra Excel (download)
Requisito 5. Responsabilidade da Direção / 5.1 Comprometimento da Direção
Requisito 4.2 - Requisitos de Documentação / 4.2.1 Generalidades
Requisito 4.2.2 - Manual da Qualidade (download)
Requisitos 4.2.3 e 4.2.4 - Controle de Documentos e Registros + Lista Mestra Excel (download)
Requisito 5. Responsabilidade da Direção / 5.1 Comprometimento da Direção
Para não perder mais nenhum conteúdo do Total Qualidade assine gratuitamente nosso FEED RSS e acompanhe essa série sobre ISO 9001.
Hoje vamos falar sobre o requisito de documentação:
A documentação do SGQ deve incluir
a) Declarações documentadas de uma política da qualidade e dos objetivos da qualidade;
"Esses documentos são as grandes evidências do planejamento da qualidade, estão no topo da hierarquia de documentação do Sistema de Gestão da Qualidade. Eles devem nortear todo o processo de implementação e manutenção do SGQ, é um componente estratégico que deve ser desdobrado para os demais níveis da organização."
b) Manual da Qualidade;
"Documento contendo escopo de processos do SGQ, a interação entre esses processos e referência a todos os documentos utilizados no Sistema. Falaremos detalhadamente sobre ele já no próximo post!"
c) Procedimentos documentados e registros requeridos por esta Norma;
d) Documentos, incluindo registros, determinados pela organização como necessários para assegurar o planejamento, a operação e o controle eficazes de seus processos.
"Uma grande confusão que é percebida entre as pessoas quando iniciam os estudos sobre a norma ISO 9001, é sobre como diferenciar controle de registros de controle documentos.
Em primeiro lugar todos eles são documentos. O que a norma faz é separar os registros de todos os outros tipos possíveis de documentos. Os registros são colocados a parte devido a sua característica especial de demonstrar as evidências de funcionamento de um SGQ.
Documentos, além dos registros, são, por exemplo, instruções de trabalho, lista de requisitos de fornecedores, procedimento de contratação de serviço, etc. São rotinas que são padronizadas para facilitar a operação da organização.
Registros são atas de reunião assinadas, fichas de recebimento e aprovação de matéria - prima, ou seja, são fatos assinados de que alguma coisa realmente aconteceu.
Num procedimento de compras (Documento do Tipo Procedimento) você pode fazer referência a uma ficha de cadastro de fornecedores (Documento do Tipo Registro). Um conjunto de fichas preenchidas podem ser uma evidência de que o procedimento de compras está sendo respeitado.
Geralmente os documentos aparecem na forma de textos que devem, de tempos em tempos, ser alterados, já os registros aparecem na forma de formulários e que serão de alguma forma assinados ou preenchidos."
NOTA 1 – Onde aparecer o termo procedimento documentado significa que ele é estabelecido, documentado, implementado e mantido.
NOTA 2 – A abrangência da documentação do SGQ pode variar de uma organização para outra devido a
i) Porte da organização e ao tipo de atividade;
ii) Complexidade dos processos e suas interações;
iii) A competência do pessoal.
"Ou seja, quanto maior e mais complexa forem as atividades da organização, maior tende a ser sua documentação. Muitas organizações utilizam softwares para gerenciamento da documentação e de treinamentos, isso facilita muito nos casos onde a quantidade de documentos é muito grande e a automação desse processo é viável."
NOTA 3 – A documentação pode estar em qualquer forma ou tipo de meio de comunicação.
"Documentos não precisam estar na forma escrita, pode ser um video de uma operação, fotos ou fluxogramas. Em atividades operacionais, a utilização de fluxogramas facilita muito a comunicação com uma mão - de - obra que tem dificuldades de entender procedimentos escritos. Saiba mais sobre fluxogramas no Total Qualidade Blog também."
4.2 Requisitos de Documentação
4.2.1 Generalidades
4.2.1 Generalidades
A documentação do SGQ deve incluir
a) Declarações documentadas de uma política da qualidade e dos objetivos da qualidade;
"Esses documentos são as grandes evidências do planejamento da qualidade, estão no topo da hierarquia de documentação do Sistema de Gestão da Qualidade. Eles devem nortear todo o processo de implementação e manutenção do SGQ, é um componente estratégico que deve ser desdobrado para os demais níveis da organização."
b) Manual da Qualidade;
"Documento contendo escopo de processos do SGQ, a interação entre esses processos e referência a todos os documentos utilizados no Sistema. Falaremos detalhadamente sobre ele já no próximo post!"
c) Procedimentos documentados e registros requeridos por esta Norma;
d) Documentos, incluindo registros, determinados pela organização como necessários para assegurar o planejamento, a operação e o controle eficazes de seus processos.
"Uma grande confusão que é percebida entre as pessoas quando iniciam os estudos sobre a norma ISO 9001, é sobre como diferenciar controle de registros de controle documentos.
Em primeiro lugar todos eles são documentos. O que a norma faz é separar os registros de todos os outros tipos possíveis de documentos. Os registros são colocados a parte devido a sua característica especial de demonstrar as evidências de funcionamento de um SGQ.
Documentos, além dos registros, são, por exemplo, instruções de trabalho, lista de requisitos de fornecedores, procedimento de contratação de serviço, etc. São rotinas que são padronizadas para facilitar a operação da organização.
Registros são atas de reunião assinadas, fichas de recebimento e aprovação de matéria - prima, ou seja, são fatos assinados de que alguma coisa realmente aconteceu.
Num procedimento de compras (Documento do Tipo Procedimento) você pode fazer referência a uma ficha de cadastro de fornecedores (Documento do Tipo Registro). Um conjunto de fichas preenchidas podem ser uma evidência de que o procedimento de compras está sendo respeitado.
Geralmente os documentos aparecem na forma de textos que devem, de tempos em tempos, ser alterados, já os registros aparecem na forma de formulários e que serão de alguma forma assinados ou preenchidos."
NOTA 1 – Onde aparecer o termo procedimento documentado significa que ele é estabelecido, documentado, implementado e mantido.
NOTA 2 – A abrangência da documentação do SGQ pode variar de uma organização para outra devido a
i) Porte da organização e ao tipo de atividade;
ii) Complexidade dos processos e suas interações;
iii) A competência do pessoal.
"Ou seja, quanto maior e mais complexa forem as atividades da organização, maior tende a ser sua documentação. Muitas organizações utilizam softwares para gerenciamento da documentação e de treinamentos, isso facilita muito nos casos onde a quantidade de documentos é muito grande e a automação desse processo é viável."
NOTA 3 – A documentação pode estar em qualquer forma ou tipo de meio de comunicação.
"Documentos não precisam estar na forma escrita, pode ser um video de uma operação, fotos ou fluxogramas. Em atividades operacionais, a utilização de fluxogramas facilita muito a comunicação com uma mão - de - obra que tem dificuldades de entender procedimentos escritos. Saiba mais sobre fluxogramas no Total Qualidade Blog também."
Abaixo, um modelo hierárquico dos documentos do Sistema de Gestão da Qualidade.
Estrutura básica da hierarquia de documentos de um Sistema de Gestão da Qualidade.No próximo post vou apresentar um Modelo de Manual da Qualidade.
Até o próximo!
Está iniciando os estudos sobre a qualidade?
Sugiro então assistir a série de video aulas sobre as ferramentas da qualidade disponibilizadas grátis para download aqui no Total Qualidade.
0 comentários:
Postar um comentário