Lista Mestra para Controle de Documentos - Série NBR ISO 9001:2008
Vamos apresentar aqui no Total Qualidade Blog detalhadamente a norma ABNT NBR ISO 9001:2008 onde vou descrever o que precisa ser feito para atender cada requisito da mesma, essa série vai levar algumas semanas para ser concluída pois muitos detalhes serão apresentados. Em certos casos, ferramentas que poderão ajudar no processo de implementação dos requisitos da ISO 9001 também serão disponibilizados como planilhas e modelos de documentos elaborados aqui no Blog.Sugiro, antes de tudo, ler o resumo geral que fizemos sobre a ISO 9001, clique aqui.
Já apresentamos nessa série:
Requisito 4.2 - Requisitos de Documentação / 4.2.1 Generalidades
Requisito 4.2.2 - Manual da Qualidade (download)
Requisitos 4.2.3 e 4.2.4 - Controle de Documentos e Registros + Lista Mestra Excel (download)
Requisito 5. Responsabilidade da Direção / 5.1 Comprometimento da Direção
Os documentos requeridos pelo SGQ devem ser controlados. Registros são um tipo especial de documento e devem ser controlados de acordo com os requisitos apresentados em 4.2.4;
Um procedimento documentado deve ser estabelecido para definir os controles necessários para:
a) Aprovar documentos quanto a sua adequação, antes da sua emissão;
b) Analisar criticamente e atualizar, quando necessário, e reaprovar documentos;
c) Assegurar que as alterações e a situação da revisão atual dos documentos sejam identificadas;
d) Assegurar que as versões pertinentes de documentos aplicáveis estejam disponíveis nos locais de uso;
e) Assegurar que os documentos permaneçam legíveis e prontamente identificáveis;
f) Assegurar que documentos de origem externa determinados pela organização como necessários para o planejamento e operação do SGQ sejam identificados e que sua distribuição seja controlada;
g) Evitar o uso não pretendido de documentos obsoletos e aplicar identificação adequada nos casos em que eles forem retidos por qualquer propósito;
4.2.3 - Controle de Registros
Registros estabelecidos para prover evidência da conformidade com requisitos e da operação eficaz do SGQ devem ser controlados.
A organização deve estabelecer um procedimento documentado para definir os controles necessários para a identificação, armazenamento, proteção, recuperação, retenção e disposição de registros.
Registros devem permanecer legíveis, prontamente identificáveis e recuperáveis.
A norma dá uma importância muito grande aos registros pois eles são um tipo de documento que tem a capacidade de fornecer a evidência objetiva de que o SGQ está implementado e funcionando conforme os requisitos da norma ISO 9001.
Em geral um formulário é um tipo de documento que deve ser utilizado para preenchimento de informações, uma vez que ele é preenchido passa a se chamar registro.
Cabe a organização definir o prazo de retenção e forma de proteção e armazenamento dos registros, o importante é que eles forneçam evidências objetivas de que o SGQ está em pleno funcionamento. Em vários procedimentos que são elaborados pela organização, geralmente, são definidos como cada registro deverá ser tratado, por exemplo, num procedimento de aquisições você pode definir que o registro de aquisição de matéria-prima deverá ser guardado até o final do projeto numa pasta suspensa no armário central. Em muitos casos o procedimento de registros concede poder a outro procedimento para dispor sobre os registros utilizados dentro daquele procedimento. Pense nisso na hora de elaborar o seu procedimento de controle de registros.
Lista Mestra
Estou disponibilizando para downlod um modelo de Lista Mestra para facilitar o controle de toda a documentação do SGQ e distribuição pela organização. As informações da lista mestra, geralmente, são:
• Código do documento;
• Nome do documento;
• Revisão;
• Data Revisão;
• Páginas;
• Elaborador;
• Destinatário;
Pode ainda adaptar esse modelo conforme as suas necessidades.
Faça o download desse modelo de Lista Mestra para facilitar o seu controle de documentos do SGQ.
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