8.2.2 Auditoria interna
A organização deve executar auditorias internas a intervalos planejados para determinar se o sistema de gestão da qualidade
a) Está conforme com as disposições planejadas (ver 7.1), com os requisitos desta Norma e com os requisitos do SGQ estabelecidos pela organização, e
b) Está mantido e implementado eficazmente.
Auditoria é uma ferramenta muito importante que poucas empresas utilizam. Auditorias em estoques, trabalho, custos, vendas, se planejadas e executadas de maneira adequada poderiam trazer grandes benefícios para as organizações. Ela é uma forma de controle dos processos e resultados empresariais.
Auditorias internas da qualidade devem ser feitas a intervalos planejados. Em empresas de 20 a 30 funcionários eu estabeleço duas auditorias internas anuais que somadas a uma auditoria externa totalizam três auditorias da qualidade por ano. A cada 4 meses você pode trabalhar todas as não conformidades e melhorar continuamente em termos de eficácia e eficiência o seu sistema de gestão.
Você deve auditar a realização do produto, se ela está acontecendo conforme o planejado em 7.1, se os requisitos da norma e da organização estão sendo aplicados.
Se um procedimento de trabalho define que determinados equipamentos de medição deveriam ser utilizadas e na prática não estão sendo, é necessário registrar e analisar as causas de sua não utilização. Se as pessoas não utilizam os formulários do SGQ, se as pessoas não conhecem a política e os objetivos da qualidade, se as pessoas não tratam não conformidades. Tudo isso deve ser avaliado, comparado contra os critérios de auditoria, relatado e comunicado.
Eu considero as auditorias um importante momento para análise do SGQ e levantamento de oportunidades de melhorias e registro das suas não conformidades.
Um programa de auditorias deve ser planejado, levando em consideração a situação e a importância dos processos e áreas a serem auditadas, bem como os resultados de auditorias anteriores. Os critérios da auditoria, escopo, frequência e métodos devem ser definidos. A seleção dos auditores e a execução das auditorias devem assegurar objetividade e imparcialidade do processo de auditoria. Os auditores não devem auditar seu próprio trabalho.
Um programa de auditorias nada mais é que um planejamento anual de quantas auditorias deverão ser feitas, em quais processos e em quais requisitos ou documentos. Avaliar se não conformidades identificadas em outras auditorias foram implementadas e se ainda, será necessário uma auditoria de follow-up (acompanhamento) que geralmente é realizada quando o (s) processo (s) apresentam muitas não conformidades no SGQ. É importante que auditores não façam a auditoria do seu próprio trabalho, a imparcialidade é fundamental para um bom resultado.
Vocabulário da ISO 19011:2002 – Diretrizes para auditorias de sistema de gestão da qualidade e/ou ambiental
Critério de auditoria – Conjunto de políticas, procedimentos ou requisitos.
Critério de auditoria pode ser por exemplo, os requisitos da norma ISO 9001, ou ainda mais específico, por exemplo, auditar o processo de compras de todas as filiais da companhia com base no requisito 7.4 da norma ISO 9001. O critério é usado como referência contra a qual a conformidade é determinada.
Escopo de auditoria – Abrangência e limites de uma auditoria.
NOTA – O escopo de auditoria geralmente inclui uma descrição das localizações físicas, unidades organizacionais, atividades e processos, bem como o período de tempo coberto.
Hoje em dia tem se tornado comum as auditorias integradas, onde mais de uma norma pode ser utilizada como critério de auditoria. Por exemplo, auditorias da qualidade e ambiental e também em segurança e saúde do trabalho. Assim são auditadas, numa única auditoria as normas ISO 9001, ISO 14001 e OHSAS 18001.
Se você está iniciando os estudos sobre a norma ISO 9001 eu considero importante que você planeje realizar um curso de auditoria interna e realizar auditorias para aumentar sua experiência em sistemas de gestão da qualidade.
Você pode aprender sobre auditorias, auditando ou sendo auditado, o desejável é que após acompanhar algumas auditorias você seja supervisionado no processo de realização de auditorias internas. Ver auditorias primeiro é sempre bom, mas praticar é melhor ainda.
Um procedimento documentado deve ser estabelecido para definir as responsabilidades e os requisitos para planejamento e execução de auditorias, estabelecimento de registros e relato de resultados.
Registros de auditorias e seus resultados devem ser mantidos.
A administração responsável pela área que está sendo auditada deve assegurar que quaisquer correções e ações corretivas necessárias sejam executadas, em tempo hábil, para eliminar não conformidades detectadas e suas causas. As atividades de acompanhamento devem incluir a verificação das ações executadas e o relato dos resultados de verificação.
Ver ABNT ISO 19011 para orientação
Aqui um procedimento é obrigatório. Nele deve conter quem pode e deve realizar as auditorias, como deve ser realizado o seu planejamento, como as auditorias devem ser executadas e seus registros devem ser produzidos e comunicados, ou também como serão qualificados e avaliados os auditores.
É obrigatório gerenciar os registros produzidos pelas auditorias, eles são importantíssima fonte de informação para as reuniões de análise crítica, para o planejamento de outras auditorias e principalmente para que a melhoria contínua seja possível.
Note que é exigida a imparcialidade no processo, além disso datas, metodologias e pautas de auditorias não estão definidas em modelos específicos, cabe a sua organização elaborar um procedimento para a sua realização. Em linhas gerais você terá que verificar se o SGQ está implementado eficazmente e se os requisitos da norma estão sendo atendidos. A norma ISO 19011 é uma ótima referência para auxiliar todo o processo de auditorias, é com base nela que são conduzidos os cursos de auditoria interna, incluindo o de Auditor Líder.
Não conformidades deverão ser resolvidas em tempo hábil e registros deverão ser mantidos.
Auditoria requer prática e conhecimento da norma, por isso para caminhar no sentido de ser um bom auditor da qualidade você precisa entender os requisitos das normas que serão auditadas, ter experiência nos processos auditados, conhecer a ISO 19011 e seus requisitos para produção de registros de auditoria, entendendo os princípios e requisitos para auditorias e auditores.
Conheça também nosso Kit de Auditorias Internas ISO 9001.
