Guia PMBOK - Áreas de Conhecimento em Gerenciamento de Projetos
Com as aceleradas mudanças tecnológicas, redução do tempo de vida útil dos produtos e o crescimento econômico estamos presenciando cada vez mais a importância da gestão de projetos. Nesse contexto organizações como o PMI (Project Management Institute) elaboram, gerenciam e divulgam informações, técnicas e práticas referentes a gestão de projetos. Através de sua publicação de conhecimentos em gerenciamento de projetos Guia PMBOK (Project Management Body of Knowledge) o PMI publica as principais práticas relativas a gestão de projetos.
Mas, o que é um projeto? O Conceito de Projeto - Segundo o Guia PMBOK é: "Um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo".
Ou seja, um projeto têm início e fim definidos e também um resultados que podem ser produtos, serviços ou até mesmo objetivos específicos.
Quando o governo realiza obras públicas, quando empresas realizam investimentos em novas atividades ou quando grupos musicais realizam shows ou eventos podemos visualizar esses empreendimentos sob a ótica de um projeto, e assim aplicar os conhecimentos e técnicas presentes no PMBOK pode melhorar a sua eficácia e eficiência.
O Guia PMBOK divide as áreas do conhecimento em gerenciamento de projetos em nove áreas para facilitar a gestão, cada área tem suas técnicas e ferramentas específicas . Vamos conhecer um pouco de cada uma delas:
Custos
Os projetos precisam de pessoas, ferramentas, máquinas, materiais que precisam ser adquiridos ou alugados para atender aos objetivos do projeto. O dinheiro deve estar presente nos momentos certos para que as atividades possam ser executadas.
O PMBOK divide esta área do conhecimento em: Estimativa de custos, Orçamentação e Controle de custos.
Tempo
Os projetos são esforços com tempo definido e para que a satisfação do seu cliente seja atendida os prazos devem ser monitorados e controlados de forma que o resultado do projeto seja atingido no momento adequado.
O PMBOK divide esta área do conhecimento em: Definição da atividade, Seqüenciamento de atividades, Estimativa de recursos da atividade, Estimativa de duração da atividade, Desenvolvimento do cronograma e Controle do cronograma.
Escopo
Cada projeto tem seu escopo específico, que deve ser documentado e gerenciado. Muitos problemas oriundos de projetos são referentes a má definição ou interpretação do escopo do projeto. É através da definição do escopo do projeto que você vai poder planejar os custos, prazos, pessoal e qualidade.
O PMBOK divide esta área do conhecimento em: Planejamento do escopo, Definição do escopo, Criar EAP, Verificação do escopo e Controle do escopo.
Qualidade
Os projetos devem atender ao seu objetivo inicial, devem existir critérios de aceitação para o projeto e seus elementos componentes. Por exemplo, de nada adianta elaborar a construção de uma ponte no prazo e custos acordados se ela não atende aos requisitos de funcionamento e desempenho. É importante que estas informações também estejam documentadas.
O PMBOK divide esta área do conhecimento em: Planejamento da qualidade, Realizar a garantia da qualidade e Realizar o controle da qualidade.
Aquisições
Muitos elementos necessários ao projeto como máquinas, informações, pessoas e insumos podem ser adquiridos fora da organização. Dessa forma é comum que as empresas ao gerenciar os projetos estabeleçam critérios de qualidade e prazos para fornecedores, bem como a negociação e a gestão com os mesmos. Um atraso ou prejuízo técnico pode acontecer no projeto por meio de problemas no fornecimento e a empresa cliente do projeto não estará interessada em saber de quem é a responsabilidade.
O PMBOK divide esta área do conhecimento em: Planejar compras e aquisições, Planejar contratações, Solicitar respostas de fornecedores, Selecionar fornecedores, Administração de contrato e Encerramento do contrato.
Comunicação
Projetos complexos precisam de planos de comunicação. Como relatar os desempenhos, se relacionar com clientes e fornecedores, tudo isto deve ser planejado e implementado com objetivo de garantir a adequada comunicação a todos os stakeholders (partes interessadas) de um projeto.
Aliás este é um dos maiores problemas em gestão de projetos, a comunicação ineficaz.
O PMBOK divide esta área do conhecimento em: Planejamento das comunicações, Distribuição das informações, Relatório de desempenho e Gerenciar as partes interessadas.
Recurmos Humanos
São as pessoas que gerenciam e executam os projetos, e projetos de diferentes complexidades podem exigir pessoas com diferentes competências, é importante que os gestores dos projetos aloquem as pessoas nas atividades programadas garantindo o atendimento a desempenhos em custos e prazos.
O PMBOK divide esta área do conhecimento em: Planejamento de recursos humanos, Contratar ou mobilizar a equipe do projeto, Desenvolver a equipe do projeto e Gerenciar a equipe do projeto.
Risco
Projetos também são alvos de incertezas, e é preciso gerenciá-las. Estabelecer um plano de gestão de riscos, identificando os riscos, avaliando-os e estabelecendo medidas de controle são fundamentais para evitar que surpresas ocorram no meio do caminho.
O PMBOK divide esta área do conhecimento em: Planejamento do gerenciamento de riscos, Identificação de riscos, Análise qualitativa de riscos, Análise quantitativa de riscos, Planejamento de respostas a riscos e Monitoramento e controle de riscos.
Integração
Todas as áreas de gerenciamento de um projeto não estão simplesmente isoladas. Acontecimentos e alterações em determinadas áreas podem alterar os resultados e os rumos de um projeto. Por exemplo, alterações no escopo do projeto, vão impactar o prazo de realização e os custos do mesmo, assim como os riscos de um projeto podem afetar outras áreas. A integração é responsável por gerenciar as interfaces e garantir que um projeto tenha sucesso em sua realização.
O PMBOK divide esta área do conhecimento em: Desenvolver o termo de abertura do projeto, Desenvolver a declaração do escopo preliminar do projeto, Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto, Orientar e gerenciar a execução do projeto, Monitorar e controlar o trabalho do projeto, Controle integrado de mudanças e Encerrar o projeto.
Dependendo da complexidade e do tamanho do projeto pessoas com competências e responsabilidades específicas podem ser alocadas como responsáveis por cada uma dessas áreas. Em geral, grandes organizações possuem escritórios próprios para gerenciar os seus projetos, são os PMO - Project Management Office.
Fonte: Blog da Engenharia de Produção.
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