Perfil e Papel do Representante da Direção RD na ISO 9001:2008

Perfil e Papel do Representante da Direção RD na ISO 9001:2008

Escrito por Adriano Torres

Gerente de Projetos e Coordenador de SGQ

adrianopaulo2307@oi.com.br

O sistema de gestão da qualidade ( SGQ) é, como muitos sistemas, muito proveitoso para as empresas, porém requer esforço e muita dedicação para criar documentos, registros e para padronizar os processos. Por estes e outros motivos torna-se necessário que a empresa nomeie um representante da direção responsável por dar suporte e acompanhar todo o processo de implantação e manutenção do Sistema de Gestão da Qualidade, relatando a diretoria os principais resultados , ele é um elo entre a direção e a organização.

Mas o trabalho do RD acaba com quando a empresa recebe a certificação? Qual é o papel do RD na estrutura organizacional durante a manutenção da certificação?

·         O que é o Representante da Direção - RD ?

A norma ISO 9001:2008 exige que a organização através da alta direção indique um membro da administração da empresa para que de forma imparcial tenha responsabilidade e autoridade para implantar os processos do SGQ, manter os processos, relatar à alta direção como está o andamento do SGQ e divulgar para todos da organização as principais necessidades dos clientes.

A alta direção pode escolher alguém que já trabalha na organização ou criar um cargo novo (Ex: coordenador SGQ, coordenador ISO, analista de qualidade e etc) contratando uma pessoa apta para a função.


Habilidades e conhecimentos do RD

 O RD tem o poder de influenciar a todos da organização e ele é quem multiplica de forma efetiva o que a alta direção considera e deseja com relação ao SGQ. A partir das informações obtidas com a alta direção o RD toma as decisões necessárias relacionadas ao SGQ, para isso deseja-se que o RD tenha os seguintes conhecimentos e habilidades:

                       Conhecimentos

Ø  A Cultura da empresa;

Ø  As atividades da empresa;

Ø  Técnicas e métodos de gestão;

Ø  Administração geral;

Ø  Interpretação da ISO 9001 e conhecimentos de auditoria interna.


Habilidades

Ø Organização, planejamento e poder de realização;

Ø Pró-atividade;

Ø Percepção e análise crítica;

Ø Foco na solução dos problemas;

Ø Poder de negociação

Estes conhecimentos e habilidades serão transferidos à organização que trabalha, mas lembre-se que o RD não faz tudo sozinho, pois ele não é herói. O RD precisa do comprometimento de todos da organização.  Um sintoma de que a organização não está comprometida e colaborando com o sistema pode ser percebido quando um R.D. se queixa de muito excesso de trabalho, principalmente em atividades ligadas a qualidade.

·      O papel do RD durante a implantação do SGQ

A função do RD durante a implantação do SGQ é a de conscientizar  os colaboradores sobre o SGQ e sobre os requisitos do cliente, auxiliar na elaboração dos documentos  ( instruções de trabalho, manual da qualidade, procedimentos de processos, relatórios da qualidade, atas de análises críticas, registros da qualidade, e etc), treinar e capacitar os colaboradores, auditar internamente a organização, ou acompanhar o processo de auditoria interna quando este for terceirizado, estabelecer ações preventivas, verificar as ações corretivas e, quando a organização estiver apta, junto a alta direção marcar a auditoria externa.

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Vale salientar que tudo isto só pode acontecer se, junto com as habilidades e com os conhecimentos do RD, a alta direção verdadeiramente der ao mesmo a autoridade necessária, para que ele possa realizar as atividades do requisito 5.5.2. Os colaboradores dos níveis tático e operacional só terão a noção da importância do sistema se a alta direção mostrar o interesse, pois os planejamentos e as decisões vêm de cima para baixo.

·      O papel do RD na auditoria externa

A auditoria externa é o momento crucial para o RD e sua organização, pois neste momento todo o trabalho estará sendo “testado” por auditores externos para que tenha certeza que o SGQ esteja funcionando plenamente e em acordo com os requisitos da ISO 9001:2008.

Na auditoria externa o RD fará um papel de “turista”, pois conduzirá os auditores a cada setor da organização conforme o cronograma de auditoria recebido dias antes e de “advogado de defesa do sistema”, pois ele, junto com os demais envolvidos na auditoria (auditados), apresentarão aos auditores como o sistema é realizado na organização e apresentará os documentos necessários do SGQ.

·      O papel do RD pós-auditoria externa

Preparar a organização para a certificação representa uma limitação do que realmente o RD significa na estrutura organizacional e no SGQ, pois o RD tem a função de planejar junto com as gerências as ações, métodos e os processos que mantém o SGQ.

O RD tem também a função de consultor interno, isto é, desenvolvendo competências e habilidades, ele não tem a função de cobrar as execuções de atividades inerentes processos internos, pois os mesmos são de responsabilidades das gerências, mas pode orientar naquelas questões ligadas a qualidade.

·      Conclusão

O representante da direção é um cargo muito importante em Sistemas de Gestão da Qualidade baseados na ISO 9001:2008 e por algumas vezes diplomata, onde ele tem não só a responsabilidade de preparar a organização para a certificação, mas também de passar para os colaboradores as decisões da diretoria e manter os processos para que o SGQ seja mantido.

Para todos os RD´s do Brasil, muito sucesso na realização do trabalho de vocês, deixe seu comentário para enriquecer ainda mais as informações desse artigo.