Reunião de Análise Crítica - Como realizar reuniões envolventes

Reunião de Análise Crítica - Como realizar reuniões envolventes

Escrito por Mauricio Branzani

Analista da Qualidade

mauriciobranzzani@gmail.com

Este artigo visa tocar em um assunto até certo ponto delicado, mas de grande importância em empresas que buscam uma Certificação em um Sistema de Qualidade ou àquelas que já o possuem. Quero falar sobre a Reunião de Análise Crítica, onde estudamos os resultados alcançados até aquele momento e que será feito daquela data em diante.

Pela importância dada a esta reunião no momento da certificação, devemos entender que é de extrema necessidade que todo o assunto ali tratado tenha um enfoque cuidadoso, pois estamos falando da estratégia da empresa na realização do produto, na maneira como irá proceder qualquer problema que porventura ocorra e como irá tratar de seu bem maior: o cliente.

Mas nem todos em uma Organização vêem esta reunião com estes olhos. A principal queixa que ouvi ao longo de mais de quinze anos de experiência na área de Qualidade é que se trata de uma reunião longa, modorrenta e que não leva a lugar algum. Alguns já chegaram a dizer que “poderiam estar se dedicando a algo mais produtivo enquanto perde tempo com esta reunião”. Ledo engano, mas não dá pra todo mundo pensar da mesma forma.

Em uma das empresas em que desenvolvi a função de Analista da Qualidade, um dos muitos desafios que me coloquei foi o de tornar a Reunião de Análise Crítica algo mais dinâmico e um espaço de tempo menor. Estamos falando de uma empresa no ramo de usinagem, situada em Indaiatuba (interior de São Paulo), com aproximadamente 100 colaboradores. Por se tratar de uma empresa de médio porte, a parte administrativa era composta por pessoas que exerciam mais de uma função. Por isso, as pessoas enxergavam o Sistema da Qualidade que tomava tempo sem demonstrar resultados, visão que consegui mudar ao longo dos seis anos que passei por lá. Mas isso é uma história que contarei em outra oportunidade.

As primeiras reuniões que visavam analisar nosso SGQ chegaram a durar mais de sete horas. Enquanto um colaborador falava sobre o seu processo, os outros quase não participavam ou pouco falavam. A reunião era mais parecida com uma chamada oral dos tempos de colégio do que propriamente uma reunião. Dessa forma, entendi que, como RA da Organização e responsável por aquela reunião, era preciso fazer com que o tempo dedicado àquela situação fosse totalmente positivo.

O primeiro passo foi organizar um check-list, onde era possível encontrar todos os tópicos da reunião e o que deveria ser analisado naquele momento. Este formulário foi entregue ao responsável de cada processo, para que estivesse preenchido em, no máximo, três dias úteis. Junto do check-list, deveriam ser anexos gráficos, planilhas e toda a informação pertinente sobre aquilo que estávamos estudando.

Após o preenchimento, marcávamos uma reunião, batizada de “pré-RAC”, onde eu e o responsável pelo processo repassávamos todos os pontos do check-list. Enquanto eu lia o formulário preenchido, o colaborador falava sobre o assunto, colocando pontos de vista, ações tomadas ou planejadas e oportunidades de melhoria. Esta “pré-RAC” durava em torno de 40 minutos e dela era elaborada uma pequena ata no momento da reunião. Contando todos os processos, isso era feito em cerca de seis dias, com menos de uma hora/dia.

O segundo passo era transformar o resultado de todas as “Pré-RAC’s” em uma única ata. Este documento deveria conter todo o material coletado e tudo que foi conversado naquelas primeiras reuniões. Tudo era organizado com base no check-list já desenvolvido e resultado desse trabalho viria a se tornar a ata da Reunião de Análise Crítica. Porém, ainda faltava reunir todos os interessados.

Em um dia proposto pelo Diretor da empresa (ele não estava presente diariamente), todos os responsáveis se reuniam para a leitura da ata previamente produzida. Cada ponto que eu lia tinha uma observação do Diretor e os envolvidos falavam sobre o assunto. Quando algum ponto necessitava da abordagem de mais de um processo, ambos falavam e se chegava a um consenso. Ao final da Reunião, todos assinavam a ata e deixavam a sala satisfeitos com o resultado.

Esta ação fez com que as reuniões intermináveis dessem lugar a algo dinâmico, proveitoso e rápido. Ao invés das sete horas iniciais, a reunião mais longa durou em torno de 90 minutos, uma redução de mais de 75%. Além deste resultado, os colaboradores sentiam-se mais participativos, por serem ouvidos individualmente, entendendo que seus processos eram melhor compreendidos. E chegavam à Reunião de Leitura com uma motivação maior para explicar o que estava escrito. Um resultado valioso e que otimizou as nossas Reuniões de Análise Crítica.

Um grande abraço!

Aproveite para baixar neste link a pauta da reunião de análise crítica.